Dokumentowanie przebiegu działań w gospodarstwie   jest obowiązkiem rolnika prowadzącego produkcję ekologiczną. Obowiązek ten  wynika zarówno z Rozporządzenie  Komisji (WE)  nr 889/2008 z dnia 5 września 2008 roku ustanawiającego szczegółowe zasady produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych w odniesieniu do produkcji ekologicznej, jak i rozporządzeń regulujących warunki uzyskania wsparcia finansowego w pakiecie rolnictwo ekologiczne (PROW 2007-2013) i w działaniu rolnictwo ekologiczne (PROW 2014 -2020).

W celu ułatwienia prowadzenia jednolitych zapisów dokumentujących przebieg działań w ekologicznym gospodarstwie,  Główny Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych przygotował część gotowych  wzorów dostępnych w formie pliku MS Excel i PDF, na www.gijhar.gov.pl .

Przygotowane gotowe wzory obejmują:

w zakresie produkcji roślinnej

• Rejestr zbiorów (produkcji ) - art. 72 lit. d rozporządzenia Komisji (WE) nr 889/2008
• Rejestr składowania produktów ekologicznych/z okresu konwersji - art.66 lit. c rozporządzenia Komisji (WE) nr 889/2008
• Rejestr odbiorców /nabywców produktów wprowadzanych na rynek – art.66 lit. d  rozporządzenia Komisji (WE) nr 889/2008

w zakresie produkcji zwierzęcej

• Rejestr zwierząt przybywających do gospodarstwa rolnego – art.76 lit. a rozporządzenia Komisji (WE) nr 889/2008
• Rejestr zwierząt opuszczających gospodarstwo rolne – art. 76 lit. b rozporządzenia Komisji (WE) nr 889/2008
• Rejestr zwierząt padłych – art. 76 lit. c  rozporządzenia Komisji (WE) nr 889/2008
• Rejestr pasz – art. 76 lit. d rozporządzenia Komisji (WE) nr 889/2008
• Rejestr wypasu – art. 76 lit. d rozporządzenia Komisji (WE) nr 889/2008
• Rejestr leczenia chorób i zapobiegania im oraz opieki weterynaryjnej – art. 76 lit. e rozporządzenia Komisji (WE) nr 889/2008

Przygotowane wzory formularzy niestety nie zawierają wszystkich, wymaganych zapisów jakie muszą być prowadzone w gospodarstwie ekologicznym. Brak jest wzorów formularzy dotyczących ewidencji  użycia nawozów, środków ochrony roślin, zakupu środków produkcji i transportu ekologicznych surowców i półproduktów przeznaczonych do przerobu lub przygotowania do sprzedaży.

Dlatego też  sięgając po gotowe wzory formularzy należy pamiętać o konieczności prowadzenia ewidencji w zakresie

•  użycia nawozów: podając datę użycia, rodzaj oraz ilość nawozu, działki rolne poddane nawożeniu
• zastosowanych środków ochrony roślin: opisując przyczynę i datę zastosowania, rodzaj użytego środka oraz zastosowaną metodę ochrony
• dokonanego zakupu środków produkcji w gospodarstwie; notując datę zakupu, rodzaj i ilość zakupionego produktu
• prowadzonego transportu ekologicznych surowców i/lub półproduktów przeznaczonych do przerobu lub przygotowania do sprzedaży; notując datę, nazwę odbiorcy eko -surowców i/lub eko-półproduktów.

Wszystkie dokumenty przedstawiające przebieg działań w gospodarstwie ekologicznym powinny być prowadzone czytelnie i systematycznie, a dowody zakupu/sprzedaży (faktury, rachunki) zachowane.